Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Future Focus B.V., aanbieder van Ordedi, is verwerkingsverantwoordelijke voor het beheer van deze website, contact met ons en de eigen zakelijke accountrelatie. Ons adres is De Feartswal 16, 9047 LA Minnertsga, Nederland. KvK: 73009512. Btw-id: NL859319222B01. Voor vragen of privacyverzoeken kun je mailen naar admin@ordedi.nl.

Een onderhoudsbedrijf dat Ordedi gebruikt, bepaalt zelf waarom het gegevens van zijn klanten, medewerkers en installaties verwerkt. Voor die verwerking is dat bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Future Focus B.V. gegevens in zijn opdracht. Deze verklaring vervangt niet de privacyinformatie van je onderhoudsbedrijf of de afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag?

Contact: wanneer je ons mailt, verwerken we je e-mailadres, naam en de inhoud en bijlagen die je zelf meestuurt om je vraag te beantwoorden. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het afhandelen van zakelijke vragen. Gaat het om stappen voor een overeenkomst met jou als natuurlijke persoon, dan is de grondslag het nemen van die stappen op jouw verzoek.

Zakelijke accounts: we verwerken e-mailadres, gebruikersidentificatie, bedrijfs- en contactgegevens, organisatiekoppeling, rol en toegangsrechten voor inloggen, accountbeheer en dienstverlening. Gegevens komen van jou of van de beheerder van je organisatie. Bij een overeenkomst met jou als natuurlijke persoon is uitvoering van de overeenkomst de grondslag. Voor medewerkers en vertegenwoordigers is dat ons gerechtvaardigd belang om de zakelijke overeenkomst met hun organisatie uit te voeren en toegang te beheren.

Technisch gebruik en beveiliging: bij verbinding met onze systemen worden technische gegevens zoals IP-adres, verzoekgegevens en sessiegegevens verwerkt. Beveiligings- en handelingenregistraties kunnen gebruikersidentificatie, tijdstip, organisatie en uitgevoerde handeling bevatten. We gebruiken deze voor het leveren en beveiligen van de dienst, toegangscontrole, onderzoek naar fouten en misbruik. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, betrouwbare dienst. Daarbij beperken we de verwerking tot wat nodig is en wegen we de privacybelangen mee.

Zakelijke administratie: voor zover je een betaalde SaaS-overeenkomst met ons sluit, verwerken we de daarvoor benodigde contact-, overeenkomst-, factuur- en betaalgegevens voor uitvoering van die overeenkomst en wettelijke administratieve verplichtingen. Dit betreft de eigen bedrijfsadministratie van Future Focus B.V.; Ordedi biedt geen boekhouddienst.

Gegevens in de bedrijfsomgeving: een onderhoudsbedrijf kan klantnamen, contactgegevens, adressen, installatiegegevens, foto’s, afspraken, overeenkomsten, onderhoudsrapporten en betaalreferenties verwerken in Ordedi. Het onderhoudsbedrijf bepaalt daarvoor de doelen en grondslagen. We gebruiken die inhoud in zijn opdracht voor de platformdienst, niet als zelfstandig onderhoudsdienstverlener.

Je hoeft geen contactbericht te sturen. Zonder e-mailadres kunnen we geen inloglink versturen; zonder noodzakelijke account- en organisatiegegevens kunnen we geen passende toegang verlenen. Stuur geen bijzondere persoonsgegevens of identiteitsdocumenten mee als dat niet nodig is voor je vraag.

3. Wie ontvangt gegevens?

Gegevens zijn toegankelijk voor bevoegde personen voor zover dat nodig is voor hun taak. Binnen een bedrijfsomgeving bepaalt de organisatie welke gebruikers toegang krijgen; toegang hoort bij de eigen organisatie en toegewezen rechten. Een account geeft geen recht op gegevens van andere bedrijven.

We gebruiken dienstverleners voor hosting, authenticatie, gegevensopslag en het verzenden van dienstberichten. Zij ontvangen uitsluitend gegevens die voor hun werkzaamheden nodig zijn. Voor verwerking in onze opdracht zijn afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensverwerking nodig. Je kunt via admin@ordedi.nl informatie vragen over de voor jouw verwerking betrokken ontvangers en afspraken.

Bij gebruik van een betaalintegratie ontvangt de betaalprovider de gegevens die nodig zijn voor zijn betaaldienst. Mollie of een andere betrokken PSP verwerkt betalingen volgens zijn eigen toepasselijke voorwaarden en privacyinformatie. Het onderhoudsbedrijf blijft betalingsontvanger voor zijn onderhoudsdiensten. Een betaalprovider kan voor eigen wettelijke verplichtingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

We verstrekken gegevens aan bevoegde instanties wanneer een wettelijke verplichting dat vereist. Deze verklaring geeft geen algemene toestemming om gegevens met andere bedrijven te delen.

4. Verwerking buiten de EER

Bij de inzet van dienstverleners moet ook toegang vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte worden beoordeeld. Een doorgifte mag alleen plaatsvinden met een geldige AVG-doorgiftegrond, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, en waar nodig aanvullende maatregelen. Deze verklaring is geen garantie dat alle verwerking uitsluitend in Nederland of de EER plaatsvindt. Vraag via admin@ordedi.nl naar de betrokken landen en een kopie of toelichting van de toepasselijke waarborgen voor jouw verwerking.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens zolang dat nodig is voor het doel. Voor contactberichten kijken we naar de afhandeling en een eventuele vervolgafspraak of klacht. Voor accounts kijken we naar de duur van het gebruik, noodzakelijke afwikkeling en wettelijke verplichtingen. Voor technische en beveiligingsregistraties zijn de noodzakelijke foutopsporing, beveiliging en afhandeling van incidenten bepalend.

Voor onze zakelijke administratie gelden de toepasselijke wettelijke bewaarplichten. Een concreet geschil kan vereisen dat relevante gegevens langer beschikbaar blijven; dat rechtvaardigt niet dat alle gegevens onbeperkt worden bewaard. Na het vervallen van het doel en eventuele bewaarplichten moeten gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd, met inachtneming van de toepasselijke back-upcyclus.

Voor gegevens die we namens een onderhoudsbedrijf verwerken, gelden de rechtmatige instructies en bewaarkeuzes van dat bedrijf en de afspraken in de verwerkersovereenkomst. Historie wordt niet stilzwijgend overschreven; dat betekent niet dat persoonsgegevens onbeperkt mogen blijven staan.

6. Cookies en vergelijkbare technieken

Ordedi gebruikt functionele technieken voor inloggen, het onderhouden van een sessie en de beveiliging van de koppeling met Mollie. De sessiecookies ondersteunen accounttoegang. De tijdelijke beveiligingscookie voor een Mollie-koppeling vervalt na maximaal tien minuten en wordt bij afhandeling van de terugkeer verwijderd.

De publieke site bevat geen advertentietrackers of analytics-integratie. Voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming nodig. Daarom tonen we daarvoor geen toestemmingsbanner. Je kunt cookies in je browser verwijderen of blokkeren; inloggen of het koppelen van een betaalaccount kan dan niet goed werken. Als we later niet-noodzakelijke tracking toevoegen, informeren we je vooraf en vragen we toestemming waar dat verplicht is.

7. Jouw rechten en contact

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Waar de AVG dat toestaat, kun je gegevensoverdracht vragen en bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die intrekken; eerdere rechtmatige verwerking blijft daardoor rechtmatig.

Mail je verzoek naar admin@ordedi.nl. We kunnen proportionele aanvullende informatie vragen om te controleren dat het verzoek van jou komt. Stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs. We reageren in beginsel binnen één maand; bij een wettelijk toegestane verlenging informeren we je binnen die maand over de reden.

Gaat je verzoek over gegevens die je onderhoudsbedrijf in Ordedi beheert? Richt je verzoek dan aan dat bedrijf. Als je ons benadert, helpen we het verzoek bij de verantwoordelijke partij te brengen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

8. Besluitvorming en wijzigingen

Voor deze publieke website en het zakelijke accountbeheer gebruiken we geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen. Technische toegangs- en beveiligingscontroles horen bij de werking van het account.

We werken deze verklaring bij wanneer de verwerking verandert. De versiedatum staat op deze pagina. Een wijziging van deze verklaring vervangt geen overeenkomst met een onderhoudsbedrijf.