Algemene voorwaarden voor zakelijk gebruik van Ordedi

1. Partijen en toepasselijkheid

Future Focus B.V., De Feartswal 16, 9047 LA Minnertsga, Nederland, KvK 73009512, btw-id NL859319222B01, levert Ordedi. Contact: admin@ordedi.nl. Met de zakelijke gebruiker bedoelen we het bedrijf of de beroepsmatige gebruiker die de SaaS-overeenkomst met ons sluit.

Deze voorwaarden gelden wanneer ze bij het sluiten van de SaaS-overeenkomst van toepassing zijn verklaard en beschikbaar zijn gesteld. Alleen een websitebezoek of het publiceren van deze tekst wijzigt geen bestaande overeenkomst. Individueel overeengekomen afspraken gaan bij strijdigheid voor. Deze voorwaarden zijn geen onderhoudsvoorwaarden voor consumenten of andere eindklanten.

2. Softwaredienst en gebruiksrecht

Ordedi ondersteunt het beheren van klanten, woninginstallaties, onderhoudsabonnementen, planning, uitvoering en onderhoudshistorie. De software faciliteert ook klanttoegang, communicatie en betaalprocessen via externe betaalproviders. De overeengekomen functies en omvang van de toegang bepalen wat wij leveren. Voor de duur van de overeenkomst krijgt de zakelijke gebruiker een niet-exclusief gebruiksrecht voor de eigen bedrijfsactiviteiten en de daarvoor bevoegde gebruikers. Overdracht of wederverkoop van de softwaretoegang vergt onze toestemming.

Het onderhoudsbedrijf blijft de dienstverlener, contractpartij en betalingsontvanger (merchant) richting zijn klanten. Ordedi wordt geen partij bij hun onderhoudsovereenkomst en neemt geen onderhouds-, garantie-, dekkings- of reactietijdverplichtingen over. Ordedi is geen onderhoudsdienstverlener, betaalinstelling (PSP), merchant of record, boekhouder, ERP of offertesysteem. Mollie of de betrokken PSP verwerkt betalingen. Wij garanderen geen omzet, conversie, rendement of ander zakelijk resultaat.

3. Accounts en beveiliging

De zakelijke gebruiker verstrekt juiste en actuele bedrijfs-, klant- en installatiegegevens, handelt bevoegd namens zijn organisatie en geeft alleen bevoegde personen toegang. Hij beheert de toegang van medewerkers en beveiligt zijn accounts, apparaten, mailboxen en toegangslinks. Deel persoonlijke inloglinks niet, gebruik alleen toegang waarvoor je bevoegd bent en trek toegang in wanneer die niet meer nodig is. Meld vermoedens van misbruik of onbedoelde toegang zo snel mogelijk via admin@ordedi.nl.

Wij dragen zorg voor passende beveiliging van de dienst, scheiding van gegevens tussen organisaties en bescherming van de onderhoudshistorie tegen ongeoorloofde wijziging. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor de eigen apparaten, mailbox, bevoegdheden en rechtmatig gebruik. Geen van beide partijen kan alle beveiligingsrisico’s uitsluiten.

4. Jouw afspraken met je klanten

Je leeft de toepasselijke wet- en regelgeving na en blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid en uitvoerbaarheid van de serviceplannen, dekking, reactietijden en voorwaarden die je aanbiedt. Zorg dat je alleen toezeggingen doet die je kunt nakomen.

Je komt de klantafspraken die je via Ordedi aangaat daadwerkelijk na. Je zorgt zelf voor de uitvoering van onderhoud, afspraken, garanties en overige serviceverplichtingen. Het gebruik of een storing van Ordedi neemt die verantwoordelijkheid niet over; beperk bij problemen de gevolgen voor je klanten.

Waar je merchant of contractpartij bent, handel je klantdisputen, terugbetalingen (refunds) en betwiste betalingen (chargebacks) af en kom je de toepasselijke PSP-verplichtingen na. Je zorgt voor de vereiste Mollie- of andere PSP-onboarding, juiste gegevens en tijdige betaling van verschuldigde PSP-kosten. Ordedi neemt deze verplichtingen niet over.

5. Beschikbaarheid, support en redelijk gebruik

Wij spannen ons in om de overeengekomen dienst zorgvuldig te leveren en storingen te verhelpen. Zonder afzonderlijke schriftelijke afspraak geldt geen gegarandeerd beschikbaarheidspercentage of vaste hersteltijd. Onderhoud, storingen en afhankelijkheid van externe diensten kunnen de beschikbaarheid beïnvloeden. Waar redelijkerwijs mogelijk informeren we vooraf over gepland onderhoud met merkbare gevolgen.

Gebruik de dienst niet voor fraude, misbruik, onrechtmatige inhoud, spam, het omzeilen van beveiliging, toegang tot andere organisaties of belasting die het gebruik door anderen verstoort. Bij problemen kiezen we een maatregel die in verhouding staat tot het risico. Niet ieder gebruikspatroon of iedere storing rechtvaardigt het blokkeren van een volledig account.

Om het platform en andere organisaties te beschermen mogen wij redelijke technische limieten toepassen, zoals grenzen aan het aantal verzoeken (rate limits), opslag en verwerkingscapaciteit. Die moeten passen bij het doel en de overeengekomen dienst. Bij structureel afwijkend gebruik bespreken we waar redelijk eerst een oplossing met je. Noodzakelijke directe bescherming bij misbruik of een beveiligingsrisico blijft mogelijk.

Voor support kun je mailen naar admin@ordedi.nl of WhatsApp gebruiken via +31 6 38968534. We zijn bereikbaar maandag t/m vrijdag, 10:00–18:00 uur (Nederlandse tijd); zaterdag en zondag gesloten. Normale gebruiksvragen gaan over de bestaande functies. Bij storingen onderzoeken we de oorzaak en spannen we ons in voor herstel. De omvang van onboardingbegeleiding volgt de gemaakte afspraken; maatwerk en aanvullende begeleiding spreken we afzonderlijk af, inclusief eventuele kosten vooraf. Een streven om snel te reageren is geen garantie op herstel binnen een bepaalde tijd.

6. SaaS-prijs en betaling

Volgens pricing v1 zijn de eerste 2 actieve betaalde onderhoudsabonnementen gratis in Ordedi. Vanaf het 3e betaal je €19,99 per maand plus €1,00 per actief betaald onderhoudsabonnement boven de eerste 2. Setupkosten zijn €0. Alle bedragen zijn exclusief 21% btw; facturatie is maandelijks in euro (EUR). PSP-kosten zijn voor de ondernemer als merchant. Zie ook tarieven en betaling.

Prijs, btw, transactievaluta, factureringsperiode, betaalwijze en betalingstermijn moeten vóór het aangaan van een betaalde SaaS-overeenkomst schriftelijk zijn overeengekomen. Deze publicatie sluit op zichzelf geen betaald abonnement af en geeft geen machtiging voor automatische incasso. Een onderhoudstarief van een aangesloten bedrijf is geen SaaS-prijs van Ordedi.

Je betaalt de overeengekomen SaaS-kosten op tijd. Alleen overeengekomen bedragen zijn verschuldigd. Voor toekomstige wijzigingen geldt artikel 12; publicatie op de website wijzigt niet vanzelf je prijs. Bij een betalingsgeschil nemen partijen contact op om dit te onderzoeken. Voor gevolgen van te late betaling gelden de overeenkomst en de wet; een eventuele herstelmogelijkheid en ingebrekestelling worden gerespecteerd.

Voor betaalde toegang worden ook looptijd, verlenging en opzegging vooraf vastgelegd. Deze pagina verleent geen machtiging voor incasso. Voor betalingen aan een onderhoudsbedrijf gelden de afspraken met dat bedrijf en de toepasselijke betaalprovider.

7. Bedrijfsgegevens en gescheiden omgevingen

De zakelijke gebruiker blijft rechthebbende op de eigen aangeleverde gegevens voor zover daar rechten op rusten en moet die gegevens rechtmatig mogen verwerken. Rechten van eindklanten en andere betrokkenen blijven bij hen. Wij mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor zover nodig om de overeengekomen dienst te leveren en aan wettelijke verplichtingen te voldoen, met inachtneming van de privacy- en verwerkersafspraken. Je geeft ons geen brede of eeuwigdurende licentie om je gegevens voor eigen andere doeleinden te gebruiken. Er ontstaat geen recht om gegevens van andere organisaties te bekijken of te gebruiken.

De gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid van ingevoerde gegevens en zakelijke keuzes. Toegang door ons voor ondersteuning of beheer moet noodzakelijk en bevoegd zijn. Correcties moeten traceerbaar gebeuren; het beëindigen van SaaS-toegang wijzigt niet de onderhoudsovereenkomsten, betaalverplichtingen of wettelijke rechten van eindklanten.

8. Intellectueel eigendom

De rechten op de software, vormgeving en bijbehorende documentatie blijven bij Future Focus B.V. of de betreffende rechthebbenden. Het gebruiksrecht draagt die rechten niet over. De gebruiker mag de software niet kopiëren, verkopen of reverse-engineeren, behalve voor zover dwingend recht dat toestaat. Eigen klantgegevens worden door het gebruik van Ordedi geen eigendom van Future Focus B.V.

9. Privacy en verwerkersovereenkomst

De privacyverklaring beschrijft de eigen verwerking voor de website en zakelijke accountrelatie. Het onderhoudsbedrijf is verwerkingsverantwoordelijke voor zijn klantgegevens; Ordedi is verwerker voor zover wij die namens het bedrijf verwerken. Voor die verwerking is een afzonderlijke verwerkersovereenkomst vereist. Deze SaaS-voorwaarden en de privacyverklaring vervangen die niet.

De verwerkersovereenkomst moet onder meer instructies, beveiliging, ingeschakelde verwerkers, doorgiften, bijstand bij privacyrechten en datalekken, controle en het teruggeven of verwijderen van gegevens regelen. Dit artikel stelt niet dat zo’n overeenkomst door websitebezoek tot stand komt. Partijen moeten de vereiste afspraken vastleggen voordat verwerking in opdracht plaatsvindt.

10. Opschorting en beëindiging

Bij wanbetaling, fraude, misbruik, een beveiligingsrisico of een ernstige contractbreuk mogen wij de dienst proportioneel beperken of opschorten. Een mislukte betaling leidt niet standaard tot onmiddellijke totale afsluiting: bij wanbetaling sturen we eerst een herinnering met een redelijke hersteltermijn voordat we om die reden de toegang beperken. We lichten de reden en noodzakelijke herstelstappen toe en heffen de beperking op zodra de grond daarvoor is weggenomen. Bij een wezenlijke tekortkoming stellen partijen elkaar waar vereist schriftelijk in gebreke en geven zij een redelijke gelegenheid tot herstel. Beëindiging of opschorting moet gerechtvaardigd en evenredig zijn. Bij fraude, misbruik of een direct beveiligingsrisico mogen wij noodzakelijke toegang tijdelijk beperken en informeren we de gebruiker zo spoedig als verantwoord is.

Looptijd en gewone opzegging volgen de individuele SaaS-overeenkomst en het toepasselijke recht. Beëindiging laat al ontstane rechten en verplichtingen bestaan. Partijen spreken een redelijke afwikkeling af, waaronder een redelijke procedure voor export of teruggave van eigen gegevens en verwijdering volgens de afzonderlijke privacy- en verwerkersafspraken, wettelijke bewaarplichten en rechten van betrokkenen. Dit is geen toezegging van een specifieke exportfunctie of directe vernietiging van alle back-ups.

11. Aansprakelijkheid en overmacht

Iedere partij is volgens het Nederlandse recht verantwoordelijk voor een aan haar toerekenbare tekortkoming. Waar de wet dat verlangt, is eerst een ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn nodig. Schade, toerekenbaarheid, causaal verband en de plicht om schade redelijkerwijs te beperken worden volgens de wet beoordeeld.

Voor zover wettelijk toegestaan zijn partijen niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen of verlies van zakelijke kansen. Deze beperking geldt niet bij opzet, grove schuld of bewuste roekeloosheid van de aansprakelijke partij of haar bedrijfsleiding, en evenmin waar dwingend recht zich tegen beperking verzet. Aansprakelijkheid voor directe schade wordt volgens de wet beoordeeld. Ook bij gratis of beperkte betaalde toegang blijft dit uitgangspunt gelden. De verantwoordelijkheid van het onderhoudsbedrijf voor zijn dienstverlening ontslaat Future Focus B.V. niet van de eigen verplichtingen als softwareleverancier.

Bij overmacht gelden de wettelijke regels. De betrokken partij informeert de andere partij zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk en beperkt de gevolgen. Een storing bij een leverancier is niet automatisch overmacht.

12. Wijzigingen, klachten en Nederlands recht

Meld klachten over Ordedi via admin@ordedi.nl zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Op de SaaS-overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter.

Als deze wijzigingsregeling onderdeel is van jouw overeenkomst, mogen we prijzen en voorwaarden voor de toekomst redelijk aanpassen wegens gewijzigde kosten, wetgeving of veranderingen in de dienst. Wij informeren je ten minste één maand vooraf per e-mail of een ander afgesproken schriftelijk kanaal over de inhoud, reden en ingangsdatum. Is redelijkerwijs meer aanpassingstijd nodig, dan geven we die. Wijzigingen werken niet terug en veranderen een afgesproken vaste prijsperiode niet tussentijds zonder jouw instemming. Bij een prijsverhoging of andere voor jou nadelige wijziging mag je de SaaS-overeenkomst kosteloos beëindigen per ingangsdatum door ons vóór die datum schriftelijk te berichten; al verschuldigde bedragen blijven verschuldigd. Alleen als een wettelijke verplichting een eerdere wijziging noodzakelijk maakt, kan de kennisgevingstermijn korter zijn, met uitleg daarvan en behoud van je wettelijke rechten.

De publicatie van versie 2 maakt deze regeling niet automatisch onderdeel van bestaande overeenkomsten. Daarvoor gelden de eerder gemaakte afspraken en het toepasselijke recht. Bewaar de versie die bij jouw overeenkomst is verstrekt. De voorwaarden van het onderhoudsbedrijf richting eindklanten blijven afzonderlijk van toepassing.

13. Externe diensten

Ordedi maakt voor bijvoorbeeld hosting, gegevensopslag, e-mail en betaalverwerking gebruik van externe leveranciers. Hun beschikbaarheid kan invloed hebben op de dienst. Wij blijven verantwoordelijk voor onze eigen verplichtingen en een zorgvuldige inzet van leveranciers; een externe storing sluit onze verantwoordelijkheid niet automatisch uit.

Mollie of een andere PSP is een zelfstandige betaalprovider met eigen voorwaarden en verantwoordelijkheden. Die voorwaarden gelden voor de betreffende betaaldienst en vervangen onze eigen SaaS-verplichtingen niet. Dit artikel is geen lijst van verwerkers; afspraken daarover horen bij de afzonderlijke privacy- en verwerkersafspraken.

14. Overdracht bij reorganisatie of verkoop

Bij reorganisatie of verkoop van Ordedi kunnen wij de SaaS-overeenkomst met de bijbehorende activiteiten overdragen, met inachtneming van de wettelijke vereisten voor overdracht. De opvolger moet de bestaande verplichtingen overnemen en de overeengekomen bescherming van je gegevens respecteren. Een overdracht geeft geen zelfstandig recht om prijzen te verhogen of je rechten te beperken.

Wij informeren je vooraf schriftelijk over de opvolger, de overdrachtsdatum en de gevolgen. Als de overdracht je positie wezenlijk verslechtert en we daarvoor geen redelijke oplossing bieden, mag je kosteloos beëindigen per overdrachtsdatum. Je krijgt daarvoor een redelijke beslistermijn. Al ontstane verplichtingen en de redelijke exitprocedure blijven gelden. Waar de wet jouw medewerking vereist, vragen we die afzonderlijk; deze bepaling geeft geen onbeperkte toestemming vooraf.